Posiadanie bankowego rachunku firmowego jest często nieodłącznym elementem prowadzenia przedsiębiorstwa. Może jednak okazać się, że dotychczas posiadane konto nie do końca zaspokaja nasze potrzeby i zachodzi potrzeba otwarcia dodatkowego.
Przyjrzyjmy się zatem prawnym regulacjom dotyczącym takiej sytuacji i odpowiedzmy na pytanie, czy możliwe jest posiadanie więcej niż jednego konta firmowego. Skupimy się również na zaletach, jakie niesie za sobą posiadanie oddzielnego konta firmowego i osobistego.
Wybór najlepszego rachunku firmowego
Rozsądny przedsiębiorca powinien zapoznać się z ofertami wielu banków, aby wybrać tę najbardziej optymalną. Potrzeby każdej firmy są różne, a więc dopasowanie funkcjonalnego rachunku może nie być prostym zadaniem.
Aby ułatwić sobie decyzję, warto zapoznać się z naszym aktualnym rankingiem: https://przyjaznebanki.pl/konto-firmowe-online/
W pierwszej kolejności należy wziąć pod uwagę wysokość opłat związanych z kontem i sposoby na ich uniknięcie.
Jeśli często korzystamy z bankomatów trzeba także zapoznać się z listą urządzeń, które bank udostępnia bezpłatnie.
Analizując oferty warto skupić się na pakietach dodatkowych usług, które otrzymujemy wraz z kontem. Przydatnym rozwiązaniem jest np. wspieranie księgowości firmy czy pakiety darmowych przelewów.
Otwierając nowy rachunek firmowy możemy skorzystać z obowiązujących aktualnie promocji i postarać się o zdobycie premii dla nowych klientów biznesowych od banku. Przedsiębiorcy mają zazwyczaj szansę na maksymalne bonusy w granicach nawet kilku tysięcy złotych.
Zgłoszenie nowego rachunku biznesowego
Proces otwierania konta firmowego można przeprowadzić zdalnie, bez konieczności wychodzenia z domu, a umowę podpisać podczas umówionej wizyty kuriera.
Warto jednak pamiętać o konieczności powiadomienia o tym fakcie określonych urzędów (w szczególności Urzędu Skarbowego).
To, w jaki sposób należy przekazać uaktualnione dane zależy od formy podatkowej prowadzonej działalności gospodarczej.
Firmy działające w oparciu o spółki cywilne zobowiązane są do złożenia wniosku NIP-2.
W przypadku spółek handlowych (np. spółka z o.o.) wpisanych do KRS konieczne jest przedłożenie do US dokumentu o nazwie NIP-8.
Z kolei dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą aktualizacja danych odbywa się za pośrednictwem CEIDG, a przekazanie ich do właściwego Urzędu Skarbowego ma miejsce automatycznie.
Wszystkie zmiany w CEIDG można przeprowadzić przez Internet z wykorzystaniem rządowej strony Biznes.gov.pl. Z kolei ZUS może natomiast oczekiwać od przedsiębiorców złożenia wniosku ZUS ZBA.
Warto mieć na uwadze, by informacje o nowo otwartym rachunku biznesowym przekazać do urzędów jak najszybciej.
Więcej szczegółów dot. tej kwestii można znaleźć tutaj: https://przyjaznebanki.pl/jak-i-gdzie-zglosic-zmiane-rachunku-firmowego/
Kilka rachunków biznesowych w bankach
Jak wiadomo, do prowadzenia działalności gospodarczej wymagane jest posiadanie minimum jednego rachunku w banku.
Zdarza się, że klienci wykorzystują do celów firmowych swoje konto osobiste, jednak to, dlaczego warto posiadać oddzielny rachunek omówimy w dalszej części artykułu.
Przede wszystkim zarządzanie finansami firmy z poziomu produktu dedykowanego klientom biznesowym jest znacznie prostsze.
Według prawa, ilość rachunków firmowych, jakie może posiadać dane przedsiębiorstwo nie jest ograniczona i w zasadzie można mieć ich tyle, ile się chce.
Po raz kolejny przypominamy jednak o konieczności podania aktualnych danych rozliczeniowych w urzędach.
Na posiadanie kilku kont biznesowych warto jednak spojrzeć także od strony finansowej. Nie da się ukryć, że prawie każdy posiadany rachunek będzie generował koszty, a im rzadziej korzystamy z konta, tym są one wyższe.
Należy jednak wiedzieć, że zdarzają się sytuacje, w których otwarcie kilku kont o różnych funkcjonalnościach może być znacznie bardziej opłacalne niż posiadanie tylko jednego.
Ma to miejsce m.in. w przypadku firm, które dokonują rozliczeń w obcych walutach.
Bywa i tak, że jedno przedsiębiorstwo ma kilka kont otwartych w tej samej instytucji bankowej, jednak jedno z nich prowadzone jest w złotówkach, a pozostałe w walutach obcych.
Może to znacznie ograniczyć koszty związane z koniecznością realizowania zagranicznych przelewów i rozliczeń.
Również w czasie zakładania nowego rachunku dla firmy przejściowo jest się posiadaczem dwóch kont.
Dzieje się tak, ponieważ przed zamknięciem dotychczas używanego rachunku konieczne jest zarejestrowanie nowego.
Posiadanie większej ilości kont dotyczy także przedsiębiorców, których działalność skupiona jest w kilku obszarach.
Ma to praktyczne znaczenie szczególnie wtedy, gdy struktura firmy jest mocno rozbudowana.
Decydując się na prowadzenie kilku kont przedsiębiorcy uzyskują dostęp do większej ilości ofert. Ponieważ coraz częściej banki oferują klientom różne stawki lokat firmowych.
Jeśli mamy kilka rachunków, w prosty sposób możemy wybrać taką lokatę, której oprocentowanie będzie dla nas jak najbardziej korzystne.
Nie bez znaczenia pozostaje także potrzeba przetestowania funkcjonalności różnych rachunków na własnej skórze. Ponieważ oferty skierowane do klientów biznesowych przez różne instytucje bankowe znacząco się od siebie różnią.
Aby wybrać dla siebie najlepsze konto należy w miarę możliwości przetestować w praktyce funkcjonalność kilku z nich i podjąć decyzję w oparciu o własne odczucia, a nie polecenia.
Największe różnice odnotować można zazwyczaj jeśli chodzi o łatwość obsługi serwisu bankowego.
Ostatnim, jednak nie najmniej ważnym aspektem są problemy techniczne, chociaż w przypadku banków zdarzają się one bardzo rzadko.
Kiedy jednak będziemy mieć z nimi do czynienia, prowadzenie bieżących działań przedsiębiorstwa zostanie znacznie utrudnione.
Posiadanie kilku kont w różnych bankach z powodzeniem pozwoli nam na uniknięcie takich nieprzewidzianych sytuacji.
W praktyce ilość posiadanych rachunków biznesowych zazwyczaj idzie w parze ze skalą i zasięgiem prowadzonej działalności gospodarczej.
W wielu przypadkach mikro- i małe przedsiębiorstwa posiadają tylko jedno konto, podczas gdy duże firmy mają ich kilka i to w różnych bankach.
Konieczność otwarcia rachunku firmowego
Polskie prawo nie nakłada na wszystkich przedsiębiorców konieczności otwierania osobnego konta firmowego, a w szczególności sytuacja ta dotyczy mikroprzedsiębiorców.
Pozostałe osoby prowadzące działalności zobligowane są do bezgotówkowych rozliczeń, jednak niekoniecznie musi zostać do tego wykorzystany rachunek firmowy.
Według Ordynacji podatkowej (Art. 61.) mikroprzedsiębiorcy nie muszą rozliczać się z US i ZUS z wykorzystaniem konta w banku. W praktyce oznacza to nic innego jak to, że nie jest wymagane posiadanie konta firmowego.
Zastanówmy się jednak nad tym, kim według ustawodawcy są wymienieni wyżej mikroprzedsiębiorcy. Z definicji mikroprzedsiębiorcą jest podmiot, który:
- w przynajmniej jednym z ostatnich dwóch lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż dziesięciu pracowników ORAZ
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów/usług/wyrobów/operacji finansowych niższy niż równowartość (w PLN) 2 mln euro LUB
- wykazał sumy aktywów bilansu sporządzonego na koniec jednego z dwóch ostatnich lat o równowartości (w PLN) nie przekraczającej 2 mln euro.
Warto jednak mieć na uwadze, że istnieją pewne sytuacje, w których posiadanie konta biznesowego jest obowiązkowe i nie unikną tego nawet mikroprzedsiębiorstwa. Są to:
- transakcje o wartości jednorazowej wyższej niż równowartość 15 tys. zł (nie ma znaczenia ilość wynikającej z nich płatności);
- transakcje realizowane z innym przedsiębiorcą.
Powyższe sytuacje wymagają posiadania konta w banku, jednak według ustawodawcy nie ma znaczenia, czy będzie to rachunek indywidualny czy firmowy.
Takie postawienie sprawy pozwala przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobową działalność na swobodne posługiwanie się rachunkiem osobistym w celu zarządzania finansami firmy.
Warto jednak wspomnieć również o tych firmach, dla których posiadanie konta biznesowego będzie koniecznością. Są to:
- spółki cywilne;
- spółki jawne;
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
- zagraniczne firmy działające w Polsce;
- fundacje;
- przedsiębiorcy zatrudniający pracowników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Rozdzielenie finansów osobistych i firmowych
Coraz więcej osób rezygnuje z posługiwania się gotówką na rzecz płatności kartą. Znacznie wzrosła także ilość wykonywanych przez Internet zakupów i przelewów.
Stacjonarne punkty, w których można dokonywać opłat przechodzą powoli do lamusa, a otrzymywanie wynagrodzenia w formie gotówki jest już rzadkością.
W teorii można prowadzić firmę bez konieczności posiadania rachunku biznesowego w banku, co w szczególności dotyczy małych przedsiębiorców (według prawa).
Bezdyskusyjne jednak jest to, że realizowanie bezgotówkowych transakcji przez Internet jest opcją nie tylko znacznie wygodniejszą, ale i szybszą.
Uwagę na to zwrócimy szczególnie wtedy, gdy przyjdzie nam rozliczyć się z Urzędem Skarbowym lub ZUS-em.
W przypadku klientów biznesowych w większości drogi są dwie. Można do zarządzania firmowymi finansami wykorzystywać rachunek indywidualny lub pokusić się o otwarcie dedykowanego konta biznesowego.
Konto firmowe a indywidualne
Konto firmowe – jak sama nazwa wskazuje – można wykorzystywać do przeprowadzania rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą.
Na udostępnionej białej liście podatników VAT mogą widnieć jedynie rachunki firmowe.
Dodatkowo, tylko w przypadku kont biznesowych mamy do czynienia z płatnościami split payment (w skrócie: podział transakcji na kwotę netto i podatek VAT).
W przypadku rachunków indywidualnych mamy do czynienia z produktem dedykowanym osobom fizycznym i ich prywatnym rozliczeniom.
Konta osobiste są obecnie jednym z najbardziej popularnych produktów bankowych, a ich inna nazwa to rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe.
Oddzielny rachunek biznesowy
Oczywiście nie ma przeszkód, by z powodzeniem wykorzystywać jedno konto do zarządzania finansami osobistymi i firmowymi.
Nie da się jednak ukryć, że takie rozwiązanie jest mało wygodne i w przyszłości może przysporzyć problemów.
Warto zwrócić uwagę na to, że rozdzielenie finansów osobistych od firmowych zapewni nam przede wszystkim przejrzystość w rachunkach. A rozplanowanie budżetu czy przeprowadzenie analiz finansowych zostanie znacznie uproszczone.
Prowadząc firmę nie da się uniknąć kontroli ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy Urzędu Skarbowego.
Kontrolerzy z pewnością zażądają otrzymania dostępu do historii konta, które służy do przeprowadzania transakcji związanych z działalnością firmy.
Jeśli zatem zdecydujemy się na posiadanie tylko jednego rachunku dla celów osobistych i firmowych udostępnimy urzędnikom historię wszystkich naszych wpływów i rozchodów.
Może zdarzyć się, że w historii transakcji osoba przeprowadzająca kontrolę znajdzie wpływ pochodzący ze sprzedaży prywatnej lub przysługi. A która z jakiegoś powodu nie została objęta opodatkowaniem, co będzie stanowić dla nas niemały problem.
W końcu, jak udowodnić, że transakcja nie miała związku z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą? Warto wiedzieć także, że kont osobistych nie można umieścić na białej liście podatników.
Planując realizację transakcji, których wartość przekroczy 15 tys. zł należy zatem otworzyć rachunek biznesowy.
W przypadku działalności gospodarczych istotna jest także możliwość realizowania podzielonych płatności, a generowanie konta VAT jest możliwe tylko dla rachunków biznesowych.
Niektórzy przedsiębiorcy mogą mieć pewne obawy związane z wysokimi kosztami prowadzenia konta firmowego.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że wszystkie opłaty dotyczące prowadzenia konta firmowego można ująć po stronie kosztów uzyskania przychodów.
Istotne znaczenie ma również to, że niektóre banki w swoich regulaminach zakazują wykorzystywania rachunków osobistych do przeprowadzania rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą.
Przykładem tego mogą być dwie bardzo popularne instytucje bankowe: mBank i BNP Paribas.
Na koniec wspomnijmy jeszcze o możliwości uzyskania niezłych benefitów od banków za podjęcie z nimi współpracy. Mogą to być korzystne warunki ubiegania się o pożyczkę lub kredyt czy pomoc księgowych i analityków.
Coraz więcej banków oferuje również nowym klientom biznesowym możliwość zdobycia bonusów w formie nagród pieniężnych lub rzeczowych za podjęcie współpracy.
Jak widać, posiadanie oddzielnych konta firmowych (czasem nawet kilku) ma bardzo duże praktyczne znaczenie i ułatwia zarządzanie finansami przedsiębiorstwa.
Poza wygodą, warto rozważyć również komfort związany z ewentualnymi kontrolami. Chyba nikt by nie chciał, by urzędnicy w sposób szczegółowy skupiali się nad naszymi prywatnymi wydatkami?
Wspomnijmy jeszcze o możliwości uzyskania atrakcyjnych bonusów dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na podjęcie współpracy z bankami.
Wszystkie powyższe aspekty z pewnością pomogą przedsiębiorcom w podjęciu decyzji o rozdzieleniu finansów osobistych z firmowymi, co zaprocentuje w przyszłości.