Przedsiębiorcy, którzy z jakiegoś powodu zdecydują się na zmianę rachunku biznesowego zobowiązani są do poinformowania o tym nie tylko klientów i kontrahentów.
Taką informację muszą otrzymać również takie instytucje jak Urząd Skarbowy czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
W poniższym artykule postaramy się jak najlepiej wyjaśnić sposoby uaktualnienia danych i ewentualne konsekwencje związane z niewykonaniem tego.
Obecnie na terenie Polski działalność prowadzi ponad 4 miliony firm, jednak najmniejsze przedsiębiorstwa mogą nie posiadać rachunku firmowego. Z kolei w przypadku dużych firm, takich kont może być nawet kilkaset.
Konto firmowe – czy jest obowiązkowe?
W świetle prawa, posiadanie konta firmowego jest wymagane dla płatników VAT, ponieważ jest ono połączone z dedykowanym rachunkiem podatkowym, który wykorzystywany jest do realizowania płatności split payment.
Co ciekawe, konto z którego przedsiębiorcy opłacają podatek VAT nie może być przypisane do rachunku indywidualnego. Dla pozostałych działalności posiadanie konta biznesowego nie jest wymagane.
Konta firmowego nie muszą posiadać mikroprzedsiębiorstwa ani osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą w oparciu o inną formę opodatkowania niż VAT.
W praktyce jednak posiadanie rachunku biznesowego sprawdza się świetnie i z takiego rozwiązania korzysta znaczna większość przedsiębiorców.
W przypadku spółek prawa handlowego, fundacji i organizacji posiadających osobowość prawną posiadanie rachunku firmowego jest wymagane przepisami odrębnymi od prawa bankowego.
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą realizować płatności wykorzystując do tego rachunek osobisty do czasu, aż nie zostaną zmuszeni do przejścia na VAT.
Warto jednak mieć na uwadze, że w takim przypadku napotkają znaczne trudności jeśli np. będą chcieli skorzystać z dofinansowań unijnych czy zatrudnić pracowników.
Ponadto kontrolerzy z urzędu skarbowego będą mieli możliwość skontrolowania rachunku osobistego i wszystkich powiązanych z nim subkont.
Zmiana firmowego konta bankowego
Każde przedsiębiorstwo może otworzyć kilka rachunków bankowych.
Decydując się na założenie konta firmowego, warto w pierwszej kolejności przeprowadzić analizę rynku i wybrać jak najbardziej optymalny i dopasowany do działalności rachunek.
Nowe konto musi zostać otwarte przed zamknięciem dotychczasowego.
W dalszej kolejności przedsiębiorca powinien systematycznie przenosić na nowe konto wszystkie operacje, które były powiązane ze starym:
- poinformowanie o zmianie urzędów, klientów i kontrahentów;
- ustawienie przypomnień i płatności cyklicznych;
- zmiana numeru konta w programie służącym do wystawiania FV i innych programach księgowych;
- wyrobienie nowych kart kredytowych przypisanych do konta;
- przypisanie numerów telefonów do płatności BLIK.
Po zrealizowaniu wszystkich punktów można śmiało zamknąć stare konto biznesowe, jednak polecamy utrzymanie go jeszcze przez okres dwóch lub trzech miesięcy.
Może zdarzyć się sytuacja, gdy klient spóźni się z opłaceniem wystawionej faktury VAT i pieniądze trafią na stary rachunek.
Wybór nowego konta biznesowego
Najlepszą metodą wyboru nowego rachunku jest porównanie ofert dla przedsiębiorców w kilku bankach.
Aktualny ranking rachunków dla firmy można znaleźć tutaj: https://przyjaznebanki.pl/konto-firmowe-online/
Warto mieć na uwadze, że konta biznesowe różnią się znacznie nie tylko od tych indywidualnych, ale również od siebie nawzajem.
Jako, że rachunki firmowe są produktami płatnymi bardzo istotne jest dokonanie takiego wyboru, który będzie dla nas możliwie najtańszy.
Kwestie finansowe nie powinny jednak być głównym kryterium, ponieważ czasem znacznie ważniejsza jest sama funkcjonalność konta niż związane z nim opłaty.
W wielu bankach znajdziemy propozycje kont z szablonami przelewów wykonywanych do ZUS i US oraz pewnymi uproszczonymi procedurami.
Ponadto niektóre oferty obejmują również wsparcie księgowe dla małych przedsiębiorstw. Wybór rachunku biznesowego powinien być w dużej mierze podyktowany profilem działalności firmy.
Dla jednych idealnym bonusem będą darmowe przelewy za granicę, z kolei inne docenią możliwość otwierania subkont i realizowania między nimi rozliczeń.
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą bez problemu znajdą dogodne rozwiązanie dla siebie w przynajmniej kilkunastu bankach.
Dodatkowo w większości z nich będzie można dokonać wyboru z kilku zaproponowanych opcji. Posiadanie rachunku biznesowego, to zdecydowanie więcej zalet niż wad: https://przyjaznebanki.pl/dlaczego-warto-posiadac-rachunek-firmowy/
Zmiana rachunku w CEIDG / US / ZUS-ie
Przedsiębiorcy prowadzący JDG chcąc przenieść konto biznesowe do innego banku, muszą poinformować o tym urząd skarbowy.
Należy to zrobić w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty otwarcia nowego rachunku, składając wniosek NIP-2. Wzór można pobrać ze strony rządowej lub strony internetowej swojego US.
Aktualizację danych można przeprowadzić zdalnie logując się na stronę CEIDG. Dalsze postępowanie uzależnione jest od posiadania Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego.
Dla przedsiębiorców posiadających Profil Zaufany/podpis elektroniczny aktualizacja danych zostanie przeprowadzona automatycznie, a nowy numer konta trafi do właściwego urzędu skarbowego i ZUS-u.
Jeżeli nie mamy możliwości potwierdzania naszej tożsamości w sieci, po zaktualizowaniu danych w bazie CEIDG będziemy musieli dodatkowo poczynić pewne kroki, które omówimy poniżej.
Przedsiębiorcy posiadający podpis elektroniczny
Jeśli korzystamy z podpisu elektronicznego, powinniśmy zalogować się do Panelu Przedsiębiorcy w CEIDG, a następnie przejść do zakładki Operacje na wpisie – Zmień dane.
Po przeniesieniu na podstronę należy wybrać opcję Wstępne przygotowanie danych – Na podstawie konta użytkownika/aktualnego stanu wpisu.
Zostaniemy przekierowani do zakładki o nazwie Rachunki bankowe. Tutaj należy podać dane dotyczące nowo otwartego rachunku i zdecydować, czy będą na niego przekazywane zwroty podatku.
W formularzu można podać tylko jeden numer rachunku. Zatem jeżeli stare konto pozostanie aktywne należy przejść do załącznika CEIDG-RG i tam podać wszystkie posiadane przez nas numery kont.
Gotowy wniosek należy podpisać za pomocą bankowości elektronicznej, Profilu Zaufanego lub elektronicznego podpisu.
Po poprawnym podpisaniu wniosku jako potwierdzenie otrzymamy Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które otrzymamy na wskazany adres e-mail.
Zaktualizowane informacje automatycznie zostaną przekazane do urzędu skarbowego, GUS, ZUS, KRUS i rejestrów działalności regulowanej (ewentualnie).
Jak widać, taki sposób jest najszybszą i najłatwiejszą metodą poinformowania wielu instytucji równocześnie.
Przedsiębiorcy bez Profilu Zaufanego
Jeżeli nie posiadamy Profilu Zaufanego i nie chcemy go zakładać musimy skorzystać z tak zwanego trybu anonimowego do zaktualizowania formularza CEIDG-1. Wpisanie aktualnych danych jest możliwe za pomocą dwóch metod:
- przejście do zakładki Formularze i instrukcje;
- wybór czerwonego kafelka Złóż wniosek w CEID.
- W pierwszej kolejności należy kliknąć zakładkę Formularze i Instrukcje, a następnie przejść kolejno do opcji:
- Przygotuj wniosek online →
- Wypełnij wniosek elektronicznie i złóż w urzędzie →
- Zmień dane we wpisie.
Inną możliwością jest wybór kafelka Złóż wniosek CEIDG i dalej:
- Załóż konto CEIDG →
- Anonimowe przygotowanie wniosku →
- Dalej →
- Zmień dane we wniosku (w Menu po lewej stronie).
Dzięki formularzowi CEIDG-1 zmienimy również inne dane firmy (np. adres).
Nie da się ukryć, że w obu przypadkach zgłoszenie zmian wymaga nieco większego nakładu pracy i czasu.
Jednak ostatecznie przejdziemy do podstrony o nazwie Rachunki bankowe, gdzie po uzupełnieniu wymaganych danych należy wybrać opcję Wydrukuj dokument.
System wygeneruje dla nas roboczą wersję wniosku o nowym numerze, która będzie dostępna do pobrania w formacie pdf.
Uzupełniony wniosek należy dostarczyć do dowolnie wybranego urzędu miasta lub gminy. Należy to zrobić w ciągu maksymalnie 7 dni od daty jego wypełnienia i tam potwierdzić tożsamość.
Wydrukowany i opatrzony własnoręcznym podpisem formularz można wziąć ze sobą lub poprosić urzędnika o wydrukowanie go na miejscu. Do odszukania wniosku w systemie posłuży nadany mu numer.
Co ciekawe, sam wniosek można wysłać do urzędu gminy pocztą. Jednak ta metoda wymaga wcześniejszego potwierdzenia u notariusza swojego podpisu.
Jest to więc rozwiązanie zdecydowanie mało komfortowe, ponieważ generuje niepotrzebnie koszty. A dodatkowo list polecony może iść długo, co ostatecznie doprowadzi do przekroczenia określonego terminu zgłoszenia zmian.
Urząd skarbowy nie bierze pod uwagę daty uzupełnienia wniosku w Internecie w trybie anonimowym, a dzień złożenia go w urzędzie miasta lub gminy (z podpisem).
Po zaktualizowaniu konta firmowego w urzędzie miasta, ZUS zostanie powiadomiony automatycznie.
Zmieniając konto firmowe nie warto zwlekać z aktualizacją danych, a najlepiej zrobić to zanim jeszcze zaczniemy z niego korzystać.
Brak aktualizacji danych w Urzędzie Skarbowym może skutkować nałożeniem kary finansowej. Miejmy na uwadze, że zasady dotyczące naliczania 7 dni nie są do końca jasne.
Przedsiębiorca może być w posiadaniu dwóch i więcej rachunków biznesowych, a w trakcie roku podatkowego zdecydować o zmianie rachunku.
Najbezpieczniejszym wyjściem jest uaktualnienie danych od razu po otwarciu nowego rachunku lub po pierwszym użyciu go jako biznesowego.
Nie zapomnijmy również o poinformowaniu o zmianie innych urzędów korzystających z naszego rachunku firmowego (np. w przypadku przedsiębiorstw otrzymujących dotację w transzach).
Zmiana konta w US dla spółek cywilnych i spółek KRS
Przedsiębiorcy prowadzący firmę w oparciu o spółkę cywilną lub spółkę zarejestrowaną w KRS niestety nie unikną wizyty w urzędzie skarbowym w ciągu 7 dni od momentu otwarcia nowego konta.
Aktualizacja danych dla spółek KRS odbywa się za pomocą formularza NIP-8, w przypadku spółek cywilnych należy uzupełnić wniosek NIP-2.
ZUS-u nie musimy jednak powiadamiać o nowym rachunku osobiście. Ponieważ wszystkie informacje zamieszczone we wnioskach NIP z automatu trafiają do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, który z kolei przesyła je do ZUS.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych sam generuje dokument ZUS ZBA.
Obowiązek poinformowania klientów i kontrahentów o zmianach
Aby szybko i sprawnie poinformować klientów i kontrahentów o zmianie rachunku najlepiej skorzystać z opcji wysłania maila lub ewentualnie listu poleconego (w przypadku stałych współprac).
Oczywiście oba rozwiązania można zastosować jednocześnie, dzięki czemu unikniemy pomyłki.
Ciekawą formą są również wiadomości wysyłane w aplikacji, jeżeli klienci/dostawcy korzystają z takowych, a my mamy nad nimi kontrolę.
Wiadomość SMS, czat lub wiadomość głosowa może być dobrym dopełnieniem wysłanego wcześniej maila.
W przypadku stałych klientów, można również skontaktować się telefonicznie. Tak, aby mieć pewność, że nasze dane są rzeczywiście aktualne. Ponieważ zdarza się, że w księgowości operacje z poprzednich miesięcy powtarzają się automatycznie.
Zmianę numeru rachunku należy przekazać również do organów prowadzących wobec firmy postępowania komornicze (jeżeli takie są).
W przypadku spółek, które ogłosiły upadłość lub znajdujących się pod kontrolą syndyka może zdarzyć się sytuacja, że organ kontrolujący finanse może zablokować możliwość zmiany rachunku.
Jeśli mamy jakiekolwiek wątpliwości dotyczące obowiązku poinformowania o zmianie rachunku, najlepiej skontaktować się z księgowym lub doradcą podatkowym.
Kary finansowe za opóźnienia
Przedsiębiorcy mają obowiązek uaktualniania danych firmy i informowania o tym odpowiednich urzędów zgodnie z:
Przekroczenie ustalonego terminu lub całkowity brak informacji dla US będzie stanowić wykroczenie skarbowe.
Kara finansowa, jaką może otrzymać przedsiębiorstwo waha się od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości wynagrodzenia minimalnego.
Jako, że aktualizacja danych nie jest bardzo czasochłonna i nie wymaga dużego nakładu pracy, nie warto z nią zwlekać.
Dotychczasowe konto firmowe
Proces uaktualniania danych jest czasochłonny i wymaga sporo skupienia, by nie doszło do żadnej pomyłki.
Zawsze jednak istnieje możliwość, że klient czy dostawca zrealizuje płatność na stare konto, w szczególności zaraz po zmianie konta na nowe.
W takiej sytuacji dobrze jest tymczasowo pozostawić aktywny stary rachunek, na którym można ustanowić zlecenie automatycznego przelewu wpływów na nowo otwarte konto.
Dzięki takiemu rozwiązaniu unikniemy sytuacji, w której klient opłaci fakturę ze starym numerem konta i konieczne będzie czekanie na zwrot pieniędzy od banku.
Niestety, nie ma możliwości przeniesienia „starego”numeru konta. Zamykając stary rachunek jego numer przestaje istnieć.
W teorii bank może wykorzystać go w przyszłości dla innego klienta. Jednak taka sytuacja na pewno nie zdarzy się prędko (jeśli w ogóle).
Przeniesienie numeru nie jest możliwe ze względu na przypisanie do niego takich danych, jak: kraj, typ konta, bank, oddział.