Konto bankowe dla firmy jednoosobowej

Rozpoczęcie prowadzenia własnego biznesu wiąże się z koniecznością podjęcia wielu decyzji. Istotna jest nie tylko nazwa firmy czy sposób rozliczania z klientami, US oraz ZUS. Ale także to, czy przedsiębiorstwo będzie mieć wyodrębnione konto bankowe dla firmy jednoosobowej.

Postaramy się nieco ułatwić rozwiązanie tego ostatniego dylematu, podejmując się analizy najbardziej istotnych parametrów, jakie powinno się brać pod uwagę podczas otwierania takiego rachunku.

Czy prowadząc JDG muszę posiadać konto firmowe?

W świetle prawa polskiego obowiązek posiadania rachunku firmowego dotyczy przedsiębiorstw, które dokonują rozliczeń z innymi firmami o jednorazowej wartości transakcji powyżej 15 tys. zł.

Transakcje opiewające na więcej niż wspomniana kwota powinny zostać przeprowadzone bezgotówkowo (przelew, karta płatnicza) i zostać potwierdzone stosowną fakturą.

Obowiązek posiadania konta firmowego dotyczy również:

• firm przeprowadzających transakcje w relacji B2B (Business to Business);
• spółek cywilnych;
• spółek jawnych;
• spółek z ograniczoną odpowiedzialnością;
• fundacji.

Pomimo, że przedsiębiorcy nie spełniający tego kryterium nie są zobligowani do posiadania oddzielnego rachunku, warto go mieć choćby po to, by w wygodny sposób rozliczać się z urzędami i łatwo oddzielać finanse osobiste od firmowych.

Rachunek firmowy jest obowiązkowy również w przypadku przedsiębiorstw, które obracają podatkiem VAT.

Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą konieczne jest prowadzenie rachunku w banku, za pomocą którego można rozliczać się z ZUS-em i Urzędem Skarbowym, jednak prawo nie reguluje tego czy konto jest indywidualne czy firmowe.

Warto zapoznać się ze szczegółowymi wytycznymi, które zawarto w art. 19 ustawy prawo przedsiębiorców i w ordynacji podatkowej (art.61). Jak widać, w teorii posiadanie konta biznesowego w wielu przypadkach nie jest obowiązkowe.

Warto jednak wziąć pod uwagę także wewnętrzne regulaminy instytucji bankowych, które często mówią o tym, że rachunek osobisty dedykowany jest tylko osobom fizycznym i ma służyć celom prywatnym.

Dzięki takiemu rozgraniczeniu unikniemy wątpliwości w czasie rozliczeń z urzędami. Otwierając rachunek z pewnością zostaniemy zapytani o kartę debetową.

Należy wiedzieć, że posiadanie karty debetowej przypisanej do rachunku firmowego nie jest obowiązkowe i nie musimy decydować się na jej zamówienie.

Jeśli chcielibyśmy jednak taką posiadać warto przed otwarciem rachunku przeprowadzić rekonesans i sprawdzić, w jakich bankach nie zapłacimy za wydanie karty debetowej do konta biznesowego.

Jak wybrać najlepsze konto dla firmy jednoosobowej?

Obecnie oferty bankowe posiadają wiele propozycji rachunków biznesowych. Zanim wybierzemy konkretną, warto zastanowić się nad następującymi kwestiami:

• szacowane obroty przedsiębiorstwa;
• potrzeba wsparcia kredytowego;
• konieczność posiadania karty debetowej;
• ilość wykonywanych przelewów w miesiącu;
• dostępność rachunku (dla jakich form prawnych jest dedykowany, np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki itp.).

Jednym z bardziej istotnych parametrów, na jakich warto się skupić jest wysokość opłat. Niestety prowadzenie konta firmowego bardzo często związane jest z koniecznością opłacania prowizji związanej z jego comiesięczną obsługą.

Zdarza się, że nowi klienci zyskują zwolnienie z opłat przez okres maksymalnie dwóch lat lub po spełnieniu określonych warunków.

Warto również upewnić się, że wybrany przez nas rachunek gwarantuje bezpłatne przelewy do ZUS/US, ponieważ z tych prawdopodobnie będziemy korzystać najczęściej. Inne opłaty, jakie należy wziąć pod uwagę obejmują:

• wydanie i obsługa karty debetowej;
• koszty realizacji przelewów (zwykłych, natychmiastowych, SWIFT, SEPA);
• koszt wykonywania operacji gotówkowych (wypłacanie/wpłacanie gotówki w urządzeniach i placówkach bankowych);
• automatyzację obsługi transakcji (stałe zlecenia, polecenia zapłaty).

Poza tymi informacjami należy równie przeanalizować ofertę produktów dodatkowych powiązanych z rachunkiem.

Niektóre banki mają w swoich ofertach terminale płatnicze, kantor walutowy czy wygodne systemy ułatwiające wystawianie faktur.

Dodatkowym atutem jest także możliwość skorzystania z debetu w koncie czy otwarcie rachunku dewizowego lub oszczędnościowego.

Nie zapominajmy o ostatnim, ale nie mniej ważnym kryterium, jakim jest łatwość obsługi (m.in. intuicyjne w zarządzaniu i nawigacji internetowy serwis transakcyjny i aplikacja mobilna).

Jak otworzyć rachunek dla JDG?

Wiele banków umożliwia podpisanie umowy o prowadzenie konta firmowego w sposób zdalny. Pomimo, że papierowy dokument charakteryzuje się największą mocą dowodową, nie ma formalnego nakazu posiadania umowy z bankiem w takiej formie.

W celu otwarcia rachunku firmowego dla JDG należy:

• uzupełnić stosowny formularz zamieszczony na stronie banku,
• przeprowadzić weryfikację tożsamości (podczas wizyty kuriera lub przelewem weryfikacyjnym),
• podpisać umowę z kurierem lub elektronicznie i aktywować konto.

Cały proces może trwać kilka minut, jednak w niektórych przypadkach należy uzbroić się w cierpliwość, ponieważ czas może zostać wydłużony do kilku dni. Aby otworzyć rachunek firmowy dla JDG należy posiadać:

• wpis do ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG);
• kopię zaświadczenia o nadaniu numeru REGON;
• dowód osobisty.

Posiadasz już konto firmowe? Sprawdź, jak je zmienić

Pamiętajmy o tym, że podejmując współpracę z konkretnym bankiem, nie jesteśmy zobligowani do trzymania się go na zawsze. W dowolnej chwili możemy przenieść konto do innej instytucji bankowej, jeżeli oferta przestanie nam odpowiadać.

Nie zapominajmy jednak o tym, że zmiana konta dla jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością powiadomienia określonych podmiotów i urzędów.

W przypadku prowadzenia działalności zarejestrowanej w CEIDG należy przeprowadzić aktualizację danych we wniosku w ciągu 7 dni. Uaktualnione dane automatycznie trafią do US i ZUS bez konieczności składania dodatkowych wniosków.

Spółki cywilne maja obowiązek zgłoszenia zmiany za pośrednictwem formularza NIP-2, a objęte bazą KRS we wniosku NIP-8 w nieprzekraczalnym terminie 7 dni.

Zmiana numeru konta powinna również zostać przekazana do księgowej, jeżeli korzystamy z usług zewnętrznej firmy.

Współpracujące z nami firmy i instytucje możemy powiadomić o tym fakcie za pośrednictwem drogi mailowej (a dodatkowo w formie SMS-a).

Nie można zapomnieć o aktualizacji firmowej strony internetowej, wizytówek i innych materiałów, na których zamieszczony jest firmowy numer rachunku.

Przed zamknięciem starego konta trzeba także pobrać historię wykonanych operacji i dodatkowo upewnić się, że nie trafiają na nie żadne środki, a wszystkie należności uregulowano.

Aby zamknąć stare konto firmowe należy w dotychczasowym banku przedłożyć pisemne oświadczenie/wniosek o zamknięciu rachunku. Dla spółek konieczne jest dodatkowo posiadanie zgody wszystkich wspólników.

Ranking kont dla firmy jednoosobowej – styczeń 2026

Korzyści dla przedsiębiorcy

Jeśli decyzję o otwarciu konta firmowego podejmiemy rozważnie, zyskamy szansę na tani i funkcjonalny rachunek, który znacznie ułatwi nam zarządzanie finansami.

Rozdzielenie finansów indywidualnych od firmowych zagwarantuje nam nie tylko przejrzystość, ale również lepszą kontrolę nad środkami biznesowymi.

Dodatkowo opłaty związane z prowadzeniem rachunku firmowego można ująć w kosztach funkcjonowania przedsiębiorstwa i zmniejszyć podstawę opodatkowania.

Warto również zwrócić uwagę, że zdecydowana większość rachunków firmowych gwarantuje darmowe przelewy do ZUS i US.

Starając się o pozyskanie finansowania posiadanie konta firmowego staje się naszym atutem. Procedura sprawdzania kondycji finansowej firmy jest uproszczona. A sam czas oczekiwania na wydanie decyzji ulega znacznemu skróceniu niż w przypadku rachunków indywidualnych.

Zazwyczaj banki mają w swoich ofertach przydatne narzędzia dedykowane przedsiębiorcom.

Poza programami służącymi do wystawiania faktur możemy skorzystać np. z pomocy doradcy w sprawie pozyskiwania dofinansowań unijnych czy bezpłatnej przestrzeni coworkingowej.

Współpraca z bankiem jako przedsiębiorca to także budowanie wzajemnej relacji, która w przyszłości może zaowocować np. specjalnymi warunkami obejmującymi linie czy karty kredytowe oraz atrakcyjną ofertą kredytową i leasingową.

Ponadto banki obecnie stawiają na wsparcie start-upów przygotowując dla nich atrakcyjne promocje i bonusy.

Pamiętajmy jednak, że otwarcie rachunku firmowego jest możliwe dopiero po rejestracji działalności. Wobec tego w procesie rejestracji należy podać indywidualny numer rachunku, który następnie należy zaktualizować w CEIDG.

Niektóre banki dają możliwość otwarcia konta i rejestracji firmy w jednym wniosku.

Oczywiście nie da się ukryć, że oferty rachunków firmowych lepiej trafiają do potrzeb przedsiębiorców.

Jednym z przykładów może być posiadanie terminala płatniczego w przypadku prowadzenia działalności handlowej. Przyjmowanie płatności kartą nie jest możliwe bez posiadania rachunku firmowego.

Nie zapominajmy także o tym, że oddzielne konto firmowe w pozytywny sposób wpływa na profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa.

Konto osobiste jako firmowe w przypadku JDG

Posiadanie rachunku indywidualnego jest obecnie w zasadzie standardem. Dodatkowo konta osobiste są zazwyczaj tanie w utrzymaniu, a niektóre całkowicie darmowe.

Takie rozwiązanie może skusić nas do używania rachunku indywidualnego jako konta firmowego. Czy w praktyce się to sprawdza?

Według prawa, nie każde przedsiębiorstwo musi posiadać konto firmowe. Jednak w przypadku podmiotów, które podlegają ustawie o rachunkowości wymaga się regulowania zobowiązań finansowych wykorzystując do tego numer rachunku podany w Urzędzie Skarbowym.

Obowiązek ten nie dotyczy jedynie mikroprzedsiębiorstw, które zatrudniają mniej niż 10 pracowników, a ich obroty netto ze sprzedaży towarów/usług, operacji finansowych lub suma aktywów bilansu jest niższa niż 2 mln euro.

W tym przypadku mikroprzedsiębiorcy mają możliwość rozliczania się z ZUS-em bez konieczności używania do tego rachunku bankowego.

Jak wspomniano wcześniej, konto osobiste wiąże się z niższymi opłatami. I jest to główny argument zwolenników łączenia finansów osobistych i firmowych.

Warto jednak wiedzieć, że posiadając jeden rachunek US i ZUS zyskują dostęp do wszystkich realizowanych przez nas operacji, nawet tych prywatnych.

W momencie wezwania na kontrolę, będziemy musieli przedstawić urzędnikowi pełny wyciąg z konta. A jakiekolwiek transakcje budzące wątpliwości trzeba będzie wyjaśnić.

Jak zatem udowodnić, że np. sprzedaż starej lodówki miała związek z finansami osobistymi a nie dotyczyła prowadzonej przez nas działalności gospodarczej?

Już sama konieczność poddania się kontroli jest stresująca, po co dodatkowo generować niepotrzebne nerwy.

W przypadku zwrotu nadwyżki odprowadzonego podatku VAT warto podkreślić, że Urząd Skarbowy znacznie mniej chętnie przekazuje środki na konta osobiste.

Jeśli chodzi o wykorzystywanie konta osobistego do celów biznesowych, możemy zostać obciążeni opłatami związanymi z wykonywaniem przelewów do instytucji podatkowych.

Kolejnym argumentem przeciwko łączeniu finansów jest skomplikowane opodatkowanie odsetek uzyskanych w związku z prowadzoną firmą.

Odsetki traktuje się jak przychód przedsiębiorstwa i należy się z nich rozliczyć. Takiemu obowiązkowi nie podlegają osoby prywatne, które muszą odprowadzać tzw. podatek Belki.

Odsetki firmowe odprowadzane na rachunek osobisty mogą zatem zostać podwójnie opodatkowane: podatkiem Belki i podatkiem z tytułu osiąganego przychodu.

Przytoczmy jeszcze sytuację, gdy z jakiegoś powodu przeciwko naszej firmie toczy się postępowanie komornicze. Posiadając wszystkie środki na jednym rachunku możemy niestety całkowicie utracić do nich dostęp.

Według prawa komornik zajmujący środki znajdujące się na rachunku indywidualnym ma obowiązek zostawienia kwoty będącej równowartością 3 przeciętnych pensji.

Taki obowiązek nie istnieje w przypadku kont firmowych. Jeżeli komornik udowodni, że rachunek indywidualny jest równocześnie kontem firmowym możemy stracić wszystkie środki.

Split payment

Za pomocą rachunku firmowego nie tylko zrealizujemy przelewy do instytucji podatkowych, ale również wpłacimy i wypłacimy gotówkę.

Wiele banków oferuje klientom także przydatne narzędzia i usługi dodatkowe wspomagające zarządzanie firmą i finansami.

Firmy, które w CEIDG mają podany numer konta powiązany z kontem VAT zostają wpisane na tzw. Białą Listę Podatników VAT prowadzoną przez Ministerstwo Finansów.

Biała lista jest niczym innym jak spisem przedsiębiorstw, które do rozliczania płatności mogą wykorzystywać mechanizm płatności podzielonej (Split Payment).

Jeśli przedsiębiorstwo nie znajduje się na liście, nie może otrzymać zapłaty za faktury, na których kwota przekracza 15 tys. zł, ani uwzględnić otrzymanych przelewów w kosztach uzyskania przychodu.

Do uzyskania wpisu na Białą Listę konieczne jest złożenie stosownych dokumentów w Urzędzie Skarbowym.

Posiadanie konta firmowego jest bardzo korzystne pod względem możliwości korzystania z mechanizmu split payment stosowanego w Unii Europejskiej i poza nią w celu zmniejszenia luki podatkowej.

Na czym konkretnie on polega? Po otrzymaniu płatności za wystawioną fakturę VAT podatek jest natychmiast odliczany, a jego wartość zostaje przekazana na dedykowane konto techniczne.

Na nasz firmowy rachunek trafia kwota netto. Dzięki takiemu rozwiązaniu odzyskanie naliczonego podatku VAT staje się znacznie szybsze.

Środki zgromadzone na koncie VAT można:

• wykorzystywać do opłacania zobowiązań VAT,
• przekazywać na inny rachunek VAT,
• wypłacać na cele związane z prowadzeniem firmy (za zgodą naczelnika US).

Mechanizm Split Payment jest obowiązkowy dla niektórych produktów czy usług w Polsce od 1 listopada 2019 r. Warto jednak wiedzieć, że przepisy te weszły w życie już 1 lipca 2018 r.

Korzystanie z płatności podzielonej dotyczy transakcji przeprowadzanej między przedsiębiorcami. Prowadzenie konta VAT jest całkowicie darmowe i nie wymaga spełniania żadnych warunków.

Ponadto prowizje związane z wykonywanymi na nim transakcjami nie mogą być wyższe niż te stosowane w przypadku standardowego rachunku. Wszystko po to, by nie zniechęcić przedsiębiorców do korzystania ze Split Payment.

Dodatkowo ustawodawca stara się zachęcić klientów firmowych do wybierania takiego rozwiązani poprzez:

• obniżenie kwoty podatku VAT za przedterminowe opłacenie go w całości z konta VAT (obniżka zależy od tego, ile dni wcześniej uregulowano należność oraz od wysokości stóp NBP);
• szybszy zwrot VAT bezpośrednio na konto VAT (po 25 dniach od momentu złożenia dokumentów);
• brak odpowiedzialności solidarnej z dostawcą (nie dotyczy, jeśli przedsiębiorca wiedział, że fakturę wystawiła fikcyjna firma, opiewa na nieprawdziwe kwoty lub zawiera nieprawidłowe informacje);
• brak podwyższonych odsetek za zwłokę (nie obowiązuje, gdy zaległość podatkowa w VAT przekracza dwukrotność naliczonego podatku, który wynika z zapisów deklaracji podatkowej).

Otwierając konto dla jednoosobowej działalności gospodarczej dwa rachunki zostaną założone z automatu i nie ma znaczenia, czy będziemy korzystać ze Split Payment.

Co ciekawe, prawo nie reguluje w żaden sposób ilości posiadanych kont firmowych. Dzięki czemu każda firma może posiadać ich kilka w różnych bankach.

Jest to o tyle przydatne, że daje możliwość korzystania z różnorodnych ofert i akcji specjalnych przygotowanych przez instytucje finansowe.

Prowadząc kilka rachunków można także rozdzielić finanse firmowe. I w ten sposób uzyskać łatwiejszy monitoring przychodów i wydatków oraz dodatkowe zabezpieczenie w przypadku awarii bankowych.

Zazwyczaj zwykłe rachunki firmowe nie są oprocentowane, a zgromadzone na nich środki nie generują odsetek.

W tym miejscu warto wspomnieć o możliwości wyboru takiej oferty, która proponuje dodatkowo dedykowane rachunki oszczędnościowe lub lokacyjne dla przedsiębiorców.

Pomimo, że oprocentowanie jest zazwyczaj niższe niż w przypadku lokat i kont dla klientów indywidualnych, warto rozważyć taką opcję i pozwolić firmowym środkom się pomnażać.

Oferty wielu banków dają możliwość prowadzenia rachunku firmowego w walucie obcej.

Takie rozwiązanie stworzono z myślą o klientach prowadzących transakcje z kontrahentami zagranicznymi. Ponieważ pozwala na zredukowanie kosztów związanych z przewalutowaniem transakcji i oferuje lepsze kursy walutowe.