Czy da się otworzyć konto firmowe przed rozpoczęciem działalności?
Niestety, obecnie takie rozwiązanie nie jest możliwe i konto możemy otworzyć dopiero po zarejestrowaniu naszej firmy w CEIDG i nadaniu numerów NIP i REGON.
Jeżeli natomiast dane przedsiębiorstwa są już zarejestrowane w CEIDG, a sama działalność jeszcze nie wystartowała, bez trudu możemy założyć rachunek firmowy z przyszłą datą.
Jeśli zatem data wpisu w CEIDG to np. 1 maja, jednak rozpoczęcie działalności zaplanowane jest na 1 czerwca, rachunek firmowy może zostać otwarty już 1 maja, zgodnie z datą otrzymania wpisu i nadania numerów NIP i REGON.
Jednoosobowa działalność gospodarcza a rachunek firmowy
Otwarcie własnej działalności to zdecydowanie ekscytujące przeżycie wymagające dokładnego przemyślenia i zaplanowania.
W przypadku otwarcia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), warto rozważyć otwarcie osobnego konta biznesowego, które pozwoli na oddzielenie finansów osobistych od firmowych.
Posiadanie oddzielnego rachunku bez wątpienia niesie za sobą wiele korzyści i znacznie ułatwia zarządzanie środkami.
Prowadząc firmę warto zadbać, by realizując transakcje dobrze je opisywać. Tak, by nie budziły żadnych wątpliwości wątpliwości.
Prowadzenie firmy a rachunek biznesowy
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie są zobligowani do otwierania osobnego konta firmowego.
W czasie rejestracji firmy we wniosku CEIDG-1 należy określić rodzaj rachunku, jaki będzie wykorzystywany do realizowania transakcji. I w pierwszej kolejności należy wybrać rachunek indywidualny, ponieważ – według prawa – konto firmowe jeszcze nie może zostać otwarte.
Po otwarciu firmy i założeniu rachunku biznesowego wprowadzony numer konta bez trudu zmienimy we wpisie CEIDG.
Zrobienie tego jest wymagane, jeśli zależy nam na znalezieniu się na Białej Liście Podatników VAT. Wpis na listę pozwoli nam zwiększyć zaufanie klientów i partnerów biznesowych.
Jeśli natomiast decydujemy się na otwarcie spółki, posiadanie rachunku firmowego jest obowiązkowe.
Nie da się ukryć, że posiadanie oddzielnego rachunku biznesowego bardzo się przydaje, w szczególności na dalszych etapach, gdy firma jest lepiej rozwinięta.
Dodatkowo prowadzenie osobnego konta firmowego znacznie ułatwia np. odzyskanie podatku czy rozliczenie z ZUS-em.
Obowiązek posiadania oddzielnego rachunku w przypadku JDG
Jak wspomniano wcześniej, rachunek firmowy można otworzyć dopiero po zarejestrowaniu firmy.
Są jednak pewne sytuacje, w których wymagane jest posiadanie osobnego konta podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Oddzielny rachunek jest obowiązkowy gdy:
- chcemy być czynnym podatnikiem VAT;
- dokonujemy transakcji wrażliwych, które określa załącznik nr 15 do Ustawy o podatku VAT;
- realizujemy transakcje o wartości 15 tysięcy brutto lub wyższej.
Zdarza się, że banki widząc na rachunku transakcje, których wartość przekracza 15 tysięcy złotych nakazują klientom oddzielenie finansów osobistych od firmowych i otwarcie osobnego konta firmowego.
W tym miejscu warto wspomnieć, że bank ma możliwość zabronienia klientowi realizowania takich transakcji.
Regulamin konta zawiera zapis, który mówi o przeznaczeniu rachunku i bank ma prawo go egzekwować. Złamanie regulaminu może skutkować wypowiedzeniem umowy o prowadzenie konta.
Zanim więc zaczniemy wykorzystywać prywatne konto do celów związanych z prowadzoną działalnością warto zapoznać się z warunkami umowy rachunku bankowego.
W niektórych przypadkach dopuszczalne jest realizowanie przelewów do ZUS i US z rachunku osobistego.
Transakcje takie mogą przeprowadzać wspólnicy w spółkach jawnych i partnerskich.
W przypadku spółek cywilnych wspólnicy traktowani są jak przedsiębiorcy i transakcje związane z prowadzoną spółką muszą być realizowane z konta firmowego (ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców).
Otwarcie konta firmowego
Zakres formalności związanych z otwarciem rachunku w dużej mierze zależy od rodzaju prowadzonej działalności i ma różny stopień trudności.
Najbardziej podstawowe dokumenty jakie należy posiadać, to wypis lub wydruk z KRS lub CEIDG.
Miejmy jednak na uwadze, że niewielka ilość dokumentów obowiązuje jedynie w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, a czasem jeszcze spółek (jawnej, partnerskiej, z o.o.).
Inne dokumenty, jakich może wymagać od nas bank to:
- statut działalności (fundacje, stowarzyszenia nierejestrowane, spółdzielnie);
- akt założycielski o ustanowieniu fundacji (fundacje);
- umowa spółki (spółki cywilne, z o.o., organizacje);
- zaświadczenie o nadaniu numerów NIP i REGON (wspólnoty mieszkaniowe);
- uchwała właścicieli lokalu wyrażająca zgodę na zawarcie Umowy i udzielająca członkom zarządu pełnomocnictwa do jej zawarcia (wspólnoty mieszkaniowe).
Banki zazwyczaj jasno określają czego dokładnie będą potrzebować, by proces otwarcia konta przebiegł w miarę bezproblemowo, a informacje takie bez trudu znajdziemy na stronach internetowych instytucji.
Mimo potrzeby posiadania specjalnych dokumentów samo otwarcie rachunku nie trwa długo i można to zrobić online.
Banki udostępniają na swoich stronach krótkie formularze, które należy uzupełnić podstawowymi danymi, nazwą firmy oraz numerami NIP i REGON.
Do otwarcia rachunku firmowego niezbędne jest potwierdzenie tożsamości. W tym celu można przeprowadzić rozmowę wideo z doradcą bankowym, wykonać selfie lub nagrać filmik z wyraźnym obrazem twarzy.
Oczywiście można także odwiedzić najbliższą placówkę bankową i dopełnić wszelkich formalności osobiście.
Proces otwarcia rachunku online może zająć nieco więcej czasu ze względu na zróżnicowaną dostępność konsultantów i systemu. Założenie konta biznesowego zajmuje zazwyczaj od kilku minut do kilku dni.
Pamiętajmy, że znacznie szybsza jest tradycyjna metoda polegająca na otwarciu konta bezpośrednio w oddziale banku. W takim przypadku dostęp do rachunku otrzymujemy niemal natychmiast.
Jakie konto firmowe?
Aby wybrać najkorzystniejszy rachunek dla swojej firmy, należy szczegółowo rozważyć jej potrzeby w zakresie bankowości.
Większość banków oferuje konta bez opłat za prowadzenie lub możliwość uniknięcia ich po spełnieniu warunków. Dużą korzyścią mogą okazać się również atrakcyjne promocje dla nowych klientów, które dają możliwość zyskania nawet kilku tysięcy złotych.
Dodatkowo warto skupić się na kwestii związanej z posiadaniem karty do rachunku biznesowego. Jeśli nie jest nam ona niezbędna, warto rozważyć rezygnację z niej.
Ciekawą opcją oferowaną przez niektóre banki jest samodzielne sprawdzenie rodzaju działalności prowadzonej przez klienta po wprowadzeniu do systemu numerów REGON i NIP.
Zyskujemy wówczas podpowiedź dotyczącą dokumentów, jakie należy przygotować, by proces otwarcia rachunku przebiegł szybko i sprawnie.
Nawet jeżeli według prawa nie jesteśmy zobligowani do posiadania osobnego kont firmowego, warto rozważyć taką opcję.
Oddzielenie finansów osobistych od firmowych nie tylko zapewni nam porządek, ale także zapewni transparentność w razie kontroli.
Zachęcamy zatem do zapoznania się z naszym rankingiem rachunków bankowych dla przedsiębiorców: https://przyjaznebanki.pl/konto-firmowe-online/